ผศ.ดร.อาณัติ ลีมัคเดช

แนวความคิด การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการองค์กร เริ่มจากความสำคัญด้านการผลิต

เนื่องจากการควบคุมการผลิต จำเป็นต้องมีการวางแผนการผลิต การจัดซื้อวัตถุดิบ เพื่อให้มีสินค้าคงคลังน้อย

ที่สุด และสามารถส่งสินค้าให้ลูกค้าได้ตรงเวลา แนวความคิดของวิทยาศาสตร์การจัดการ (Management

Science) จึงถูกนำมาใช้ โดยพัฒนาเป็นระบบคอมพิวเตอร์

ในยุคแรก การวางแผนส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อวัตถุดิบ จึงมักเรียกระบบคอมพิวเตอร์นี้ว่า MRP

(Material Requirement Planning)

จากนั้นเกิดการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยวิเคราะห์การวางแผนการผลิตมากขึ้น เช่น จะใช้สูตรการผลิตใด

ใช้เครื่องจักรตัวใด ในวันใดเพื่อผลิตสินค้า จึงเป็นการรวมระบบ MRP เข้ากับ Master Plan

Scheduling เกิดเป็นระบบคอมพิวเตอร์เพื่อจัดการโรงงาน

ยุคที่ 2 เรียกว่า Manufacturing Resource Planning หรือเรียกย่อๆ ว่า MRP II

ซึ่งทำให้การทำงานของฝ่ายผลิตเกี่ยวข้องกับฝ่ายต่างๆ มากขึ้น แนวความคิดด้านโลจิสติกส์

และการบริหารห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) ได้รับการพัฒนา

เพื่อเพิ่มศักยภาพของบริษัทในการแข่งขัน

โปรแกรมส่วนใหญ่ในยุคนี้ถูกพัฒนาด้วยภาษา COBOL และการทำงานยังเป็นลักษณะ Dumb

Terminal คือระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมดออนไลน์เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ระดับมินิเช่น AS/400 ของ

IBM หรือถ้าเป็นโรงงานขนาดย่อมลงมาหน่อยก็เลือกใช้ RS/6000

ซึ่งเป็นเครื่องระดับเวอร์คสเตชั่นจากค่าย IBM เช่นกัน

หน้าจอของระบบเป็นข้อความอย่างเดียว ไม่มีสีสัน การเชื่อมต่อระบบคอมพิวเตอร์ ณ

เวลานั้นยังไม่มีเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจึงต้องวางสายไฟเบอร์ วงจรขององค์กรโทรศัพท์

หรือบางพื้นที่ต้องใช้ดาวเทียม ซึ่งมีต้นทุนสูง และมักมีปัญหาในการส่งข้อมูล

จากนั้น ยุคคอมพิวเตอร์ ออนไลน์ ได้เปลี่ยนเป็นยุคของระบบเครื่องลูกข่าย-แม่ข่าย (Client-Server)

หมายความว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่ายที่ผู้ใช้ระบบ นั้นไม่ dumb อีกต่อไป

แต่จะสามารถรันโปรแกรมและประมวลผลบางส่วนบนเครื่องลูกข่ายได้ด้วย

ทำให้สามารถจัดหน้าจอได้สวยงามขึ้น

เช่นหากผู้จัดการฝ่ายขาย ต้องการวิเคราะห์การขายให้กับลูกค้ารายหนึ่ง

ในระบบเดิมคำสั่งจะถูกส่งไปประมวลผลบนฐานข้อมูลบนเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย

และส่งผลลัพธ์กลับมาเป็นตัวเลข ซึ่งแสดงเป็นตารางบนหน้าจอเครื่องที่ผู้จัดการใช้ แต่ในระบบเครื่องลูกข่าย-

แม่ข่ายนี้ ตัวเลขที่เครื่องแม่ข่าย ส่งกลับมา สามารถนำมาประมวลผลต่อด้วยเครื่องลูกข่าย

เพื่อแสดงผลเป็นกราฟหรือใช้ในการวิเคราะห์ด้านต่างๆ ได้

อย่างไรก็ตาม ข้อเสียของระบบนี้คือ หากบริษัทมีการเปลี่ยนแปลงโปรแกรม แม้เพียงเล็กน้อย

ก็จะต้องทำการติดตั้งโปรแกรมใหม่บนเครื่องลูกข่ายทุกเครื่อง

ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนาต่อเนื่องมาเป็นยุคของอินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน

ซึ่งนอกจากการเชื่อมต่อเครือข่ายที่สะดวก และค่าใช้จ่ายที่ลดลงอย่างมหาศาลแล้ว

การพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ภายใต้ระบบอินเทอร์เน็ตยังเป็นระบบที่ยืดหยุ่น

และรวมข้อดีของทั้งสองระบบเก่าเข้าด้วยกัน คือ ให้โปรแกรมระบบติดตั้งอยู่ที่เครื่องแม่ข่าย

ส่วนเครื่องลูกข่ายนั้นติดตั้งเพียงโปรแกรมเวบบราวเซอร์ เช่น Internet Explorer หรือ Netscape

เท่านั้น

โปรแกรมเหล่านี้จะมีความยืดหยุ่น และมีศักยภาพในการประมวลผลระดับหนึ่ง

โดยเฉพาะเมื่อมีการพัฒนาโปรแกรมแปลภาษา Java ติดตั้งบนบราวเซอร์เหล่านี้

สามารถทำให้เครื่องลูกข่ายสามารถรันโปรแกรมและข้อมูลที่ส่งมาจากเครื่องแม่ข่ายได้โดยสะดวก ระบบ

BizGame เองก็ถูกพัฒนาด้วยรูปแบบนี้ ซึ่งสามารถแสดงภาพกราฟฟิกได้

โดยแบ่งการประมวลผลระหว่างเครื่องลูกข่ายและแม่ข่าย

หันกลับมาดูด้านระบบคอมพิวเตอร์บริหารโรงงานบ้าง ได้มีการพัฒนา MRP II เข้าเชื่อมต่อกับงานด้านต่างๆ

นอกเหนือจากการผลิต เช่น ฝ่ายขาย ขนส่ง และฝ่ายบัญชี ยกตัวอย่างเช่น

เมื่อฝ่ายขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าเข้ามา ระบบจะทำการสั่งผลิต โดยผ่านระบบวางแผนการผลิต

หากต้องใช้วัตถุดิบหรือสั่งซื้อสินค้าจากภายนอก ระบบ Material Requirement Planning

ก็จะระบุปริมาณสั่งซื้อ พร้อมทั้งออกใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ

ซึ่งจะเห็นว่าตอนนี้ การผลิตเริ่มเข้ามาเชื่อมกับงานด้านการเงินแล้ว

เมื่อวัตถุดิบมาส่งในคลังรับสินค้าและข้อมูลถูกบันทึกที่คลัง ฝ่ายบัญชีจะทราบสถานะสินค้าคงคลัง

(Inventory) และหากการสั่งซื้อนี้บริษัทได้รับเครดิตจากผู้ขาย จะมีการโพสต์รายการเจ้าหนี้ในบัญชีเจ้าหนี้

(Account Payable) โดยอัตโนมัติ เมื่อผลิตสินค้าตามสั่งเสร็จแล้ว ส่งเข้าคลัง

ก็จะมีการลงบัญชีสินค้าคงคลัง และระบบจะวางแผนการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า พร้อมลงบัญชีลูกหนี้

(Account Receivable) โดยอัตโนมัติ เช่นกัน

ส่วน ระบบจะมีบัญชีอื่นๆ เช่น ค่าแรงประกอบด้วย ซึ่งอาจเชื่อมกับการผลิต

เพราะสินค้าบางชนิดอาจจ่ายค่าแรงคนงานตามปริมาณชิ้นงานที่ผลิตได้ หรืออาจมีการ Outsource

การผลิตนั้นให้กับโรงงานภายนอก ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลเหล่านี้ดูสถานะการเงิน การขาย การผลิต

ได้ตลอดเวลา

จะเห็นว่าระบบคอมพิวเตอร์ใช้บริหารทรัพยากรของทั้งองค์กร ไม่ใช่เพียงแต่ฝ่ายการผลิตเท่านั้น

แต่ยังรวมถึงเงินทุน พนักงานด้วย จึงมีผู้เรียกชื่อระบบนี้ใหม่ว่า ERP หรือ Enterprise Resource

Planning ซึ่งเป็นระบบบริหารหลักขององค์กรที่ใช้ในปัจจุบัน ผู้ผลิตซอฟต์แวร์รายใหญ่ในตลาดนี้คือ SAP

PeopleSoft ซึ่งราคาซอฟต์แวร์เหล่านี้ก็แพงสมความสามารถของระบบเช่นกัน

ในอเมริกามีการประมาณการตัวเลขต้นทุนในการวางระบบ ERP ว่าอยู่ในราว 2000

ดอลลาร์สหรัฐต่อพนักงาน 1 คน

อย่างไรก็ตาม ในการวางระบบ ERP ที่ประสบความสำเร็จนั้น ต้นทุนส่วนใหญ่

ไม่ได้อยู่ที่ค่าซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ แต่อยู่ที่ค่าที่ปรึกษาวางระบบ เหตุผลที่เป็นเช่นนี้เพราะระบบ ERP

นั้นถูกออกแบบให้ทำงานตามกระบวนการธุรกิจที่เป็นมาตรฐาน

ในขณะที่ธุรกิจทั่วไปก่อนใช้ระบบคอมพิวเตอร์อาจมีการทำงานที่ไม่เป็นระบบหรือมาตรฐานขึ้น

หากไม่มีที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการวางระบบแล้ว ฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรจะถูกเรียกร้องให้วางระบบ

และแก้ไขซอฟต์แวร์ (Customization) ให้ระบบทำงานตามรูปแบบปัจจุบัน

เนื่องจากเป็นสิ่งที่พนักงานเคยชินอยู่แล้ว

ที่ปรึกษาระบบจะมองปัญหานี้กลับกัน โดยเริ่มจากการวิเคราะห์กระบวนการทำงานของบริษัท

และเสนอแผนการเปลี่ยนแปลงองค์กร (Change Management) หรือจะเรียกว่ายกเครื่อง (Re-

engineer) ก็ได้ ก่อนเกิดการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์

การเปลี่ยนแปลงองค์กรเป็นงานใหญ่ และต้องอาศัยความเด็ดเดี่ยวของผู้นำองค์กร

ข้อดีของการจ้างที่ปรึกษาภายนอก คือ ลดข้อขัดแย้งหรือการเมืองภายในองค์กร

ทั้งยังสามารถวิเคราะห์จุดอ่อนขององค์กรได้เร็วกว่าการใช้พนักงานภายในองค์กร

พร้อมทั้งสามารถวางแผนการพัฒนาระบบอย่างเป็นลำดับขั้น และใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดได้

ผมเคยเห็นตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีของหน่วยงานแห่งหนึ่งซึ่งดูเผินๆ

เหมือนไฮเทคเพราะพัฒนาถึงขั้นใช้สมาร์ทการ์ด (Smart Card) แล้ว

โดยผู้ใช้บริการของหน่วยงานดังกล่าวจะมี Smart Card

และสามารถยืนยันตัวตนเพื่อทำธุรกรรมโดยใช้บัตรนี้ ปัจจุบันพบว่ารูปแบบการใช้ Smart Card

คือผู้ถือบัตรต้องนำบัตรไปถ่ายเอกสาร และเซ็นชื่อรับรองสำเนาถูกต้องมาใช้ในการติดต่องาน !

ที่มา...หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ