จำได้ว่าผมเคยเขียนบทความ เรื่องแนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับ Benchmarking ไปครั้งหนึ่ง

หลังจากนั้นก็มีคำถามเข้ามาจากท่านผู้อ่านเกี่ยวกับปัจจัยที่ทำให้การทำ Benchmarking ประสบความสำเร็จ

เนื่องจากในปัจจุบันได้มีองค์กรหลายแห่งที่พูดถึงและมีการนำ Benchmarking มาใช้ในองค์กร

บางแห่งก็ประสบความสำเร็จบางแห่งก็ล้มเหลว ทำให้เกิดข้อสงสัยเหมือนกันนะครับว่า

มีปัจจัยอะไรบ้างหรือไม่ที่ส่งผลต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวในการ นำ Benchmarking มาใช้ภาย ในองค์กร

ก่อนอื่นขอทบทวน สั้นๆ นะครับว่าสำหรับผมแล้ว Benchmarking ไม่ใช่เพียงแค่การเปรียบเทียบ แต่เป็น

การเรียนรู้ โดยเราสามารถที่จะเรียนรู้ได้จากคู่ แข่งและองค์กรอื่นนอกอุตสาหกรรม

เช่นเดียวกับเครื่องมือทางด้าน การจัดการอื่นๆ ที่ความสามารถของ องค์กรในการทำ Benchmarking

ที่ย่อมจะต้องมีการพัฒนาและปรับตัวขึ้นเรื่อยๆ ไม่ใช่องค์กรจะมีความเก่งกาจและเชี่ยวชาญในเรื่องของ

Benchmarking ได้ในพริบตาเดียว และยิ่งองค์กรมีประสบการณ์และความชำนาญในการทำ Benchmarking

เท่าใด องค์กรนั้นย่อมจะได้รับประโยชน์จากการทำ Benchmarking เพิ่มมากขึ้น

The Public Sector Benchmarking Service (PSBS) ได้จัดลำดับขั้นของพัฒนาการในการจัดทำ

Benchmarking ขององค์กรต่างๆ ไว้ดังนี้

ขั้นที่ 1 องค์กร ไม่ได้มีการนำ Benchmarking มาใช้แต่อย่างใด

เพียงแต่อาจจะมีการดูงานในองค์กรอื่น รู้สึกว่าหน่วย ราชการจำนวนมากของไทยยังคงอยู่ในขั้นนี้นะครับ

ขั้นที่ 2 เริ่มมีการ วัดผลการดำเนินงานด้วยวิธีการต่างๆ โดยเริ่มใช้ตัวชี้วัดเหล่านั้นใน การเปรียบเทียบกับ

องค์กรอื่น เท่าที่เจอองค์กรจำนวนมากของไทยถือ ว่าอยู่ในขั้นนี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่นำเอาระบบการวัดและประเมินผลมาใช้และเปรียบเทียบกับองค์กรอื่น

ขั้นที่ 3 องค์กรเริ่มนำ Benchmarking มาใช้อย่างเป็นระบบ

เพื่อหาแนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน บทความของผมในครั้งที่แล้วที่พูดถึง

Benchmarking ก็ถือว่าอยู่ในขั้นนี้

ขั้นที่ 4 เริ่มมีโครง สร้างและระบบที่ชัดเจนในการจัดทำ Benchmarking

พร้อมทั้งมีทำ Benchmarking อย่างต่อเนื่อง

และขั้นที่ 5 สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการทำ Benchmarking

ได้มีการแบ่งปันทั่วทั้งองค์กรเพื่อก่อให้เกิดระบบการเรียนรู้ที่ดีภายในองค์กร

ในขั้นนี้คงจะเป็นขั้นที่ผสมผสานกับแนวคิดในเรื่องของการบริหารความรู้และการแบ่งปันความรู้ (Knowledge

Sharing) ตามที่ได้ เคยนำเสนอไปก่อนหน้านี้ครับ

เป็นอย่างไรบ้างครับองค์กรของท่านถือว่าอยู่ในขั้นตอนใดของขั้นตอนทั้งห้าขั้นข้างต้นครับ

เท่าที่เจอส่วนใหญ่ของไทยเรามักจะไม่ค่อยเกินขั้นที่สามนะครับ มีองค์กร

เพียงบางแห่งเท่านั้นที่ถือว่ามีพัฒนาการได้ถึงขั้นที่ห้า แต่ก็อย่าเพิ่งหมดกำลังใจก่อนนะครับว่าตัวเองยังไม่ถึง

ไหน อย่างที่เรียนไว้ในช่วงต้นแล้ว ยิ่งทำ Benchmarking มากก็จะยิ่งมีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ

มากขึ้น

ทีนี้เรามาลองดูกันบ้างนะครับว่าอะไรคือองค์ประกอบหรือปัจจัยที่สำคัญที่จะส่งผลต่อระดับความสำเร็จของ

การนำหลัก Benchmarking มาใช้ภายในองค์กร

ปัจจัยที่สำคัญประการแรกคือปัจจัยทางด้านกลยุทธ์ ดูเหมือน ว่าเราจะหนีกลยุทธ์ไม่พ้นนะครับ

ไม่ว่าจะทำอะไรหรือนำเครื่องมือทาง การจัดการตัวไหนมาใช้กลยุทธ์จะต้องเกี่ยวข้องอยู่เสมอ ในองค์กรที่จะ

นำ Benchmarking มาใช้นั้นกลยุทธ์จะต้องมีความชัดเจนและในขณะเดียวกันกลยุทธ์และทิศ

ทางขององค์กรก็จะต้องสอดคล้องและสนับสนุนต่อแนวคิดของการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

โดยกลยุทธ์ที่ดีจะช่วยบอกให้ ผู้บริหารทราบว่าจุดหรือกระบวน

การใดบ้างที่ควรจะต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาโดยอาศัยการทำ Benchmark รวมทั้งการทำ Benchmarking

เพื่อวัตถุประสงค์อะไรนั้นย่อมควรจะต้องสอดคล้อง กับวัตถุประสงค์ทางกลยุทธ์ที่สำคัญขององค์กร และใน

ขณะเดียว กันข้อมูลต่างๆ ที่ได้รับจากการทำ Benchmarking

จะย้อนกลับมาเป็นข้อมูลที่ช่วยทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในเชิงกลยุทธ์ได้ดีและชัดเจนขึ้น

นอกเหนือจากกลยุทธ์แล้วปัจจัยที่สำคัญอีกประการคือวัฒนธรรมองค์กร ค่อนข้างที่จะชัดเจนนะครับว่า

องค์กรที่จะนำ Benchmarking มาใช้จนประสบความสำเร็จได้ จะต้องมีวัฒนธรรม

และค่านิยมที่มุ่งเน้นต่อการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงตนเอง อยู่ตลอดเวลา รวมทั้งจะต้องพร้อมที่จะเรียน

รู้จากผู้ที่ดีที่สุด

ปัจจัยประการที่สามได้แก่ ความพร้อมของระบบสนับสนุนในการทำ Benchmarking

ระบบสนับสนุนในที่นี้หมายถึงทั้งในด้านของการสนับสนุนการทำงานเป็นทีม การให้คำแนะนำจากผู้บริหาร

หรือผู้เชี่ยวชาญ การอบรมและพัฒนา หรือเครือข่ายและข้อมูลที่จะทำ Benchmarking ซึ่งค่อนข้างสำคัญมาก

นะครับ ในประเทศ ไทยเวลาองค์กรใดอยากทำ Benchmarking ก็ทำเลยโดยไม่สนใจว่าระบบสนับสนุนพร้อม

หรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของเครือข่ายและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ปัจจัยประการสุดท้ายคือความแม่นยำของหลักการ องค์กรที่จะนำ Benchmarking มาใช้คง

จะต้องเลือกปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ และวิธีการในการทำ Benchmarking ที่ถูกต้อง

โดยเฉพาะองค์กรที่เพิ่งเริ่มหรือคิดจะทำเป็นครั้งแรก คง จะต้องยึดตามหลักเกณฑ์ที่เป็นที่ยอมรับกันอย่าง

แพร่หลาย แล้วหลังจากนั้นค่อยพัฒนาแนวทางและวิธีการของตนเองให้สอดคล้อง ต่อองค์กรแต่ละแห่ง

ท่านผู้อ่านลองพิจารณาดูแล้วกันนะครับว่าถ้าองค์กรท่านประสงค์ที่จะทำ Benchmarking มาใช้ ปัจจัยทั้งสี่

ประการขององค์กรท่านมีความพร้อมแล้วหรือยัง

นอกเหนือจากปัจจัยข้างต้นแล้ว ยังได้มีการกำหนดประเด็นสำคัญอื่นๆ ที่สำคัญต่อการทำ Benchmarking

ได้แก่

1) การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องจากผู้บริหาร ระดับสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสนับสนุนต่อการพัฒนา

องค์กร

2) องค์กรจะต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของการทำ Benchmarking ที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มแรก เพื่อ

ให้ทุกคน ได้รับรู้และเข้าใจร่วมกัน

3) ขนาดของโครงการคงจะต้องมีระดับที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์

ทรัพยากรทั้งด้านการเงินและเวลาที่มีอยู่

4) คณะทำงานจะต้องมีภาพของสิ่งที่จะ Benchmark ที่ชัดเจนทั้งใน

ด้าน ของกระบวนการและผลการดำเนิน งาน ก่อนที่จะเข้าไปติดต่อองค์กรที่ จะทำ Benchmark ด้วย เนื่องจาก

ภาพและความเข้าใจที่ไม่ชัดเจนอาจ จะส่งผลต่อการเลือกองค์กรที่ผิด

5) คณะทำงานและผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนจะต้องมีทักษะและความรู้ที่เพียงพอ

นอกเหนือจากปัจจัยที่จะนำไปสู่ความสำเร็จข้างต้นแล้ว ยังมีข้อ ควรระวังในการนำ Benchmarking มาใช้ใน

องค์กรด้วย โดยข้อควรระวังเหล่านี้ประกอบด้วย

1) อย่าทำ Benchmarking เพราะคนอื่นเขาทำ แล้วเลยอยากทำด้วย โดยตนเองไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

ว่าจะทำไปทำไม

2) อย่าไปมุ่งเน้นในเรื่องของการวัดหรือการเปรียบเทียบเป็นหลักเพียงอย่างเดียว

จะต้องให้ความสำคัญที่กระบวนการและวิธีการในการพัฒนากระบวน การให้ดีขึ้นด้วย

3) อย่าคาดหวังว่าการทำ Benchmarking เป็นสิ่งที่ง่าย และทำได้รวดเร็วอันนี้ถือเป็นประสบ การณ์ของผม

เองก็ว่าได้ ในครั้งแรกๆที่มีโอกาสทำ Benchmarking นั้น เมื่อศึกษาทั้งหลักการและกรณี

ศึกษาจนมั่นใจแล้วคิดว่าไม่ใช่สิ่งที่ยากและใช้เวลาแต่อย่างใด แต่พอได้ทำจริงเลยทราบว่าสิ่งที่คิดนั้นผิดหมด

เลย Benchmarking ก็คล้ายๆ กับเครื่องมือทางการจัดการหลายๆ ตัวที่หลักการและแนวคิดดูง่ายและชัดเจนดี

แต่พอทำ จริงแล้วจะพบว่าไม่ง่ายอย่างที่คิด

4) อย่าไปคาดหวังว่าจะเจอองค์กรที่จะทำ Benchmarking ได้ โดยง่าย อันนี้ถือเป็นประสบการณ์ที่ล้ำค่าอีก

อย่างหนึ่ง ทั้งนี้ในไทยนั้นการที่จะให้องค์กรอื่นเปิดเผยข้อมูลหรือศึกษาเปรียบเทียบด้วยก็ไม่ใช่เรื่องง่ายแล้ว

ความยากลำบากอีกประการหนึ่งคือการหาองค์กรที่มีกระบวนการที่เหมือนหรือคล้ายกันที่พอจะให้ศึกษา

เปรียบเทียบได้ การยอมให้องค์กร อื่นเปิดเผยข้อมูลนั้นเกือบจะเป็นไปไม่ได้เลยในบ้านเรา ถึงแม้จะเป็น

องค์กรที่อยู่ในคนละอุตสาหกรรมกันก็ตาม

5) อย่าหวังเป็นผู้รับข้อมูลเพียงอย่างเดียว การทำ Benchmarking กับองค์กรอื่นนั้นเราไม่ได้เป็นผู้รับเพียง

อย่างเดียว แต่จะต้องทำหน้าที่เป็นผู้ให้ด้วย นั้นคือถ้ามีองค์กรใดตกปากรับคำที่จะ Benchmark กับเราแล้ว

เขาย่อมอยากจะเรียนรู้บางสิ่งบางอย่างจากเราด้วย

6) การใช้เวลานานเกินไป เนื่องจากยิ่งใช้เวลานาน

จะยิ่งยากที่จะทำให้ทุกคนที่เกี่ยว ข้องเกิดความกระตือรือร้นและการสนับสนุนได้ในระยะยาว

เป็นอย่างไรบ้างครับ อ่านแล้ว อย่าเพิ่งท้อนะครับว่าการทำ Benchmarking เป็นสิ่งที่ยากลำ

บากเหมือนกับการเข็นครกขึ้นภูเขา ประโยชน์ของ Benchmarking มีหลายประการ

นอกเหนือจากการเปรียบเทียบและเรียนรู้แล้ว ใน ยุคที่องค์กรต่างๆ ได้มีการนำเครื่อง มือทางการจัด

การใหม่ๆ หลายอย่าง เข้ามาใช้ไม่ว่าจะเป็น Balanced Scorecard, Knowledge Management หรืออื่นๆ

จริงๆ แล้วบทความนี้ได้นำเสนอเนื้อหาของเครื่องมือทางการจัดการใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา

ท่านผู้อ่านคงจะเห็นพ้องกันว่าถ้าจะให้ดีแล้วเครื่องมือทางการจัดการเหล่า นี้ไม่ควรจะใช้แยกกัน แต่ควรจะ

นำมาใช้ร่วมกัน เนื่องจากเครื่องมือ แต่ละประเภทจะมีประโยชน์และจุด เด่นไปคนละอย่าง

และเครื่องมือเพียงแค่ชนิดใดชนิดหนึ่งย่อมไม่สามารถที่จะทำให้องค์กรดีขึ้นได้ใน ทุกๆ ด้าน เครื่องมือแต่ละ

ประการ ก็ย่อมมีจุดเด่นของตนเอง

สำหรับความสัมพันธ์ระหว่าง Benchmarking กับเครื่องมือทาง การจัดการอื่นๆ นั้นเป็นไปในสองลักษณะ

ได้แก่ ประการแรกเครื่องมือหลายๆ ประการไม่ว่าจะเป็น Balanced Scorecard, Customer Relationships

Management, Six Sigma, Activity-Based Management จะช่วยใน การระบุถึงกระบวนการที่มีความ

สำคัญขององค์กร ซึ่งองค์กรจะต้อง มีการพัฒนาและปรับปรุงกระบวน การเหล่านั้นเพื่อนำไปสู่สิ่งที่องค์กร

ต้องการ โดยการพัฒนาและปรับ ปรุงกระบวนการเหล่านั้นสามารถที่จะทำได้โดยการนำหลักของ

Benchmarking เข้ามาช่วย พูดง่ายๆ ก็คือ Benchmarking

ถือเป็นส่วนเสริมที่สำคัญประการหนึ่งในการนำเครื่องมือเหล่านั้นมาใช้

ประการที่สองก็คือเมื่อองค์กร ตัดสินใจที่จะนำเครื่องมือทางการจัดการใหม่ๆ มาใช้ภายในองค์กร

ผู้บริหารสามารถที่จะเลือกใช้วิธีการ ในการ Benchmarking เพื่อเป็นแนวทางในการนำเครื่องมือเหล่านั้น

มาใช้ นั้นคือแทนที่องค์กรจะเริ่ม จากศูนย์หรือการไม่รู้อะไรเลย

องค์กรสามารถเริ่มจากการศึกษาและเรียนรู้จากองค์กรอื่นถึงวิธีการ และแนวทางในการนำเครื่องมือเหล่า

นั้นมาใช้ เรียกได้ว่าเป็นการนำ Benchmarking มาช่วยในการ นำเครื่องมืออื่นๆ มาประยุกต์ใช้ อีก

ทั้งยังสามารถเป็นเครื่องมือที่ใช้เปรียบเทียบถึงพัฒนาการหรือความก้าวหน้าของการนำเครื่องมือนั้นๆ มาใช้

เมื่อเทียบกับองค์กรชั้นแนวหน้าแห่งอื่นได้อีกด้วย

ทีนี้เรามาลองดูความสัมพันธ์ระหว่างเครื่องมือทางการจัดการบาง ตัวที่ได้เคยนำเสนอผ่านบทความนี้กับ

Benchmarking กันนะครับ

เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่า Benchmarking เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบริหารความรู้ภายในองค์กร

(Knowledge Management) โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่มุ่งเน้นและให้ความสำคัญกับการ ทำ Benchmarking

จะพบว่าเป็นองค์กรที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้างต่อการแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นระหว่างกัน

อีกทั้งยังยอมรับต่อความรู้ที่หาได้จากที่อื่นและพร้อมที่จะเรียนรู้และมีการพัฒนาตนเองจากการเรียนรู้จาก

ผู้อื่นอยู่ตลอดเวลา

คงจะเห็นนะครับว่าองค์กรที่อยากจะนำแนวคิดในเรื่องของการบริหารความรู้เข้ามาใช้ภายในองค์กร

สามารถที่จะนำหลักการของ Benchmarking เข้ามาผสมผสาน ได้ หรืออย่างในการทำ Balanced Scorecard

นั้น Benchmarking จะเกี่ยวข้องโดยตรงต่อการพัฒนากระบวนการภายในที่สำคัญภายใต้ มุมมองด้าน

กระบวนการภายใน (Internal Process Perspective) โดย Benchmarking อาจจะเป็นแนวทางหรือวิธีการหนึ่ง

(Strategic Initiatives) ที่องค์กรจะทำเพื่อให้เกิดการปรับปรุงกระบวนการที่กำหนดไว้

ท่านผู้อ่านคงจะเห็นนะครับว่าการทำ Benchmarking ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างยิ่งกับองค์กร

แต่ก็ต้องอย่าลืมด้วยนะครับว่าเวลาเราพูดถึง Benchmarking

เราไม่ได้พูดถึงเฉพาะการเปรียบเทียบเพียงอย่างเดียวจะต้องเกิดการเรียนรู้ด้วย ถ้าเริ่มที่ระดับองค์กรลำบาก

เราลองมาเริ่มที่ระดับตัวบุคคลก่อนก็ได้นะครับ

ท่านผู้อ่านอาจจะกำหนดเป้าไปเลยว่าต้องการ Benchmark อะไรกับใครบ้าง เช่น ทำอย่างไรถึงจะพูดในที่

สาธารณชนได้ดี หรือ ทำอย่างไรถึงจะมีรูปร่างที่ดี หรือ ทำอย่างไรถึงจะรวย (ถ้าทราบแล้วช่วยบอกผมด้วย

นะครับ จะขอ Benchmarkด้วยคน)

ที่มา หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ