ถึงยุคที่เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และโทรคมนาคม กลายเป็นของธรรมดาราคาไม่แพง

ทุกองค์กรต่างก็พัฒนาระบบใหม่ๆ มาใช้งานกันอย่างเต็มที่

แต่จะมีสักกี่องค์กรที่มีพร้อมทั้งระบบที่ดีและโครงสร้างองค์กรใหม่ที่สอดคล้องเป็นหนึ่งเดียวกัน?

ไม่มีใครปฏิเสธบทบาทของเทคโนโลยีในฐานะองค์ประกอบสำคัญในการสื่อสารระหว่างบุคลากรกับ

องค์กรในปัจจุบัน ด้วยพลังแห่งข้อมูลข่าวสาร และระบบโทรคมนาคมอันทันสมัย

ทำให้บุคลากรรับรู้ความเป็นไปขององค์กรได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

การซึมซับความรู้สึกต่างๆ และถ่ายทอดให้กันในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นในด้านบวกหรือลบก็คล้ายๆ กับ

แบนด์วิทธ์ ในการสื่อสารขององค์กรที่มีแต่เร็วขึ้น และมีปริมาณข้อมูลมากขึ้นๆ

คำถามประการแรกก็คือ

บทบาทและอำนาจหน้าที่ของบุคลากรนั้นมีความสอดคล้องกับระบบไอทีอันทันสมัยหรือไม่ พูดให้ง่ายๆ ก็คือ

ในเมื่อระบบคอมพิวเตอร์ของเราล้วนมีความเป็นอิสระ แต่เชื่อมต่อกันด้วยระบบเครือข่ายอันทันสมัยแล้ว

การกระจายอำนาจให้กับบุคลากรแต่ละคนนั้นเป็นไปอย่างสมดุลกันหรือไม่

ในยุคที่การแข่งขันรุนแรงเช่นนี้ บริษัทใดก็ตามที่ไม่สามารถผลิตด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า

มีคุณภาพสูงกว่าและผลิตได้เร็วกว่าคู่แข่งในระดับโลกแล้ว คงต้องออกจากธุรกิจไปในไม่ช้า

และเมื่อมองในระดับของสมาชิกองค์กรแล้ว ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือการสูญเสียงาน

และทิ้งงานกองโตไว้ให้คนมาทีหลังต้องสะสาง

ผู้นำก็จะรู้สึกถึงความกดดันจากการที่ต้องทำการผลิตเพิ่มขึ้น

แต่มีคนน้อยลงและต้องลงไปควบคุมดูแลการทำงานของลูกน้องในวงกว้างขึ้น ด้วยเหตุนี้เอง

ที่โมเดลการจัดการแบบเก่าที่ว่า ผู้จัดการคือผู้ควบคุม ส่วนพนักงานหรือลูกน้องคือผู้ถูกควบคุม

จึงไม่ได้ผลอีกต่อไป

สิ่งที่ผู้นำทุกคนกำลังแสวงหาก็คือ การบรรลุผลลัพธ์ได้ด้วยการใช้ทรัพยากรน้อยลง ทำได้ง่ายขึ้น

และในขณะเดียวกันสมาชิกทีมก็กำลังแสวงหาความมั่นคง ในการงาน การเป็นเจ้าของ

และปรับสำนึกเกี่ยวกับความภาคภูมิใจในงานของพวกเขา เราค่อนข้างเชื่อมั่นว่า

กระจายอำนาจคือส่วนสำคัญในการแก้ปัญหาเหล่านี้

เคน บลองชาร์ด จอห์น พี คาร์ลอส และอลัน แรนดอล์ฟ

เสนอแนวทางการกระจายอำนาจในองค์กรอย่างเป็นระบบและเป็นขั้นตอนง่ายๆ 3 ขั้นในหนังสือ The 3 Keys

to Empowerment ดังนี้

ข้อมูลเพื่อบุคลากรทุกคน

ในฐานะผู้นำคนหนึ่ง คุณไม่ควรเริ่มต้นการเดินทาง

ด้วยการแบ่งปันวิสัยทัศน์ของการกระจายอำนาจของคุณกับคนอื่น

แต่ควรเริ่มต้นด้วยการแบ่งปันข้อมูลอะไรก็แล้วแต่ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ กับลูกน้องของคุณ

เราได้เรียนรู้จากลูกค้าและการวิจัยของเราว่า ถ้าไม่มีข้อมูลที่จะช่วยให้เข้าใจธุรกิจและความจำเป็นของมันแล้ว

สมาชิกในองค์กรของคุณจะมองว่า การกระจายอำนาจเป็นแค่ไอเดียเกี่ยวกับการจัดการอย่างหนึ่งเท่านั้น

พวกเขาไม่เชื่อว่า การเปลี่ยนแปลงที่ว่านี้จะเกิดขึ้นจริง ซึ่งบางทีพวกเขาอาจคิดถูกก็ได้

เมื่อผู้นำยินดีที่จะแบ่งปันข้อมูลที่ตนมีอยู่แล้วไม่ว่าจะดีหรือเลว

เท่ากับว่าพวกเขาเริ่มได้รับความไว้วางใจจากลูกน้องของตนแล้ว

อีกทั้งยังทำให้ฝ่ายหลังรู้สึกว่าตนมีส่วนร่วมและได้รับความไว้วางใจจากผู้นำ

นอกจากนี้ ยังเห็นได้ชัดว่า คนที่ไม่มีข้อมูล จะไม่สามารถทำงานอย่างมีความรับผิดชอบได้

เพราะเราไม่สามารถคาดหวังได้ว่า พวกเขาจะทำการตัดสินใจเกี่ยวกับธุรกิจที่ดีได้

หากปราศจากข้อมูลแบบเดียวกับที่ผู้นำใช้ในการตัดสินใจแบบเดียวกันนี้ในอดีต

ในทางกลับกัน ถ้าคนเรามีข้อมูลแล้ว ก็เท่ากับถูกบังคับให้ต้องทำงานหรือกระทำการอย่างมีความรับผิดชอบ

การแบ่งปันข้อมูลข่าวสารจึงทำให้กระบวนการกระจายอำนาจเริ่มต้นขึ้นได้

ดังนั้นจึงนับว่ามีความสำคัญต่อการเดินทางที่ประสบความสำเร็จอย่างยิ่ง

ขอบข่ายชัดเจน

น่าแปลกใจที่ว่า ในขณะที่การกระจายอำนาจเกี่ยวข้องกับการลดโครงสร้างให้เหลือน้อยที่สุด

เพื่อที่คนจะสามารถปฏิบัติการอย่างเป็นอิสระ และเมื่อนำมาปฏิบัติร่วมกันกับการแบ่งปันข้อมูลแล้ว

กุญแจดอกที่ 2 ของการกระจายอำนาจจะทำให้เห็นถึงความจำเป็น ที่จะต้องสร้างความเป็นอิสระ

ด้วยการกำหนดเขตแดนที่ชัดเจน

แต่โครงสร้างที่เราพูดถึงนี้ ไม่ใช่แบบเดียวกับที่พบเห็นในองค์กรที่มีสายการบังคับบัญชาแบบเดิม

เพราะในองค์กรที่ว่านี้ โครงสร้างถูกสร้างขึ้นเพื่อจำกัดหรือยับยั้งพฤติกรรมของคน กฎเกณฑ์ ระเบียบปฏิบัติ

นโยบายและความสัมพันธ์ ที่ต้องมีการรายงานเรื่องการจัดการ ล้วนได้รับการออกแบบมา

เพื่อประกาศให้ทุกคนรับรู้ว่า พวกเขาไม่สามารถทำอะไรหรือต้องปฏิบัติภารกิจของตนอย่างไรทั้งสิ้น

แต่ในเรื่องของการกระจายอำนาจ จะมีโครงสร้างที่มีวัตถุประสงค์และรูปแบบที่ต่างออกไป โครงสร้างที่ว่านี้

ต้องการประกาศให้ทุกคนรู้ว่า การกระทำหรือพฤติกรรมที่พวกเขาพึงกระทำได้ (โดยอิสระ) นั้นมีอะไรบ้าง

ตัวอย่างเช่น ขอบเขตในวัฒนธรรมของการกระจายอำนาจ เป็นตัวกำหนดรูปแบบของร่างวิสัยทัศน์

เป้าหมายร่วม กฎในการตัดสินใจ และความเป็นหุ้นส่วนในการจัดการกับผลประกอบการบริษัท เป็นต้น

เกณฑ์พฤติกรรมที่กำหนดโดยขอบเขตที่ว่านี้ ช่วยให้สมาชิกในองค์กร สามารถตัดสินใจได้ว่า

จะต้องทำอะไรและทำอย่างไร เมื่อมีการเปิดเผยกระบวนการกระจายอำนาจแล้ว

ก็จะสามารถขยายและเจาะลึกในตัวโครงสร้าง

เพื่อช่วยให้คนมีระดับอำนาจในการควบคุมและความรับผิดชอบมากขึ้น

สร้างทีมงานแทนสายการบังคับบัญชา

กุญแจดอกที่สาม ที่สำคัญและต้องทำงานประสานกับกุญแจสองดอกแรก ได้แก่

การนำเอาทีมที่มีการชี้นำด้วยตนเอง เข้ามาแทนที่วัตถุประสงค์และหน้าที่ของสายการบังคับบัญชาแบบเก่า

เพราะการตัดสินใจธุรกิจที่ซับซ้อนในปัจจุบันหลายๆ ครั้ง ต้องอาศัยข้อมูลความคิดของคนหลายๆ คน

เพื่อให้เกิดการตัดสินใจที่มีประสิทธิผล และในการปฏิบัติ การตัดสินใจนี้

ก็จำเป็นต้องได้รับความร่วมแรงร่วมใจจากทีม เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่พึงปรารถนาเช่นกัน

เหตุผลสำคัญก็คือ ในสถานการณ์ที่ซับซ้อน ทีมจะมีความเป็นประสิทธิผลมากกว่าปัจเจกบุคคล กล่าวคือ

ทีมงาน (ที่มีความพยายามซึ่งเป็นแรงเสริมกัน)

จะทำให้คนที่กำลังพยายามดำเนินการไปตามแนวทางของการกระจายอำนาจมีความรู้มากขึ้น

นอกเหนือจากกลไกการสนับสนุน

แต่ทีมที่ได้รับมอบอำนาจความรับผิดชอบ มีการชี้นำด้วยตนเอง

จะค่อนข้างแตกต่างจากทีมงานแบบมีส่วนร่วม วงจรคุณภาพ หรือทีมกึ่งอิสระ ทีมที่ว่านี้

จะทำการตัดสินใจและลงมือปฏิบัติ และมีความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ไม่ใช่แค่เสนอความคิดเท่านั้น

ด้วยเหตุนี้ ทีมที่มีการชี้นำด้วยตนเอง จึงต้องได้รับการพัฒนาไปตามกาลเวลา

และผู้นำทีมต้องเรียนรู้ว่าจะทำงานร่วมและอยู่ในทีมที่มีผลงานระดับสูงแบบนี้ได้อย่างไร

ผลลัพธ์จากการกระจายอำนาจ

หนังสือ Employee Involvement and Total Quality Management โดย เอ็ด ลอว์เลอร์

แห่งศูนย์สร้างความมีประสิทธิผลขององค์กร แห่งมหาวิทยาลัยเซาเทิร์นแคลิฟอร์เนีย รายงานว่า

เมื่อคนเราได้รับอำนาจการควบคุมและความรับผิดชอบในงานของตนมากขึ้น

บริษัทก็จะบรรลุผลตอบแทนต่อการขาย (10.3 เปอร์เซ็นต์)

สูงกว่าบริษัทที่ไม่เปิดโอกาสให้พนักงานของตนมีส่วนร่วม (6.3 เปอร์เซ็นต์)

ตัวอย่างอีกรายหนึ่ง ซึ่งอยู่ในอุตสาหกรรมค้าปลีกอาหารที่อิ่มตัวแล้ว

พบว่าการเติบโตของยอดขายต่อปีของบริษัทเพิ่มขึ้นจาก 15 เปอร์เซ็นต์ เป็น 26 เปอร์เซ็นต์

ยอดขายต่อร้านเพิ่มขึ้น 10 เปอร์เซ็นต์ต่อปี ขณะที่จำนวนของร้านค้าเพิ่มขึ้นเกือบ 100 เปอร์เซ็นต์

และวอลุ่มยอดขายโดยรวมเพิ่มขึ้นสูงกว่า 500 เปอร์เซ็นต์ในช่วงเวลา 8 ปี

ยังมีลูกค้าอีกรายที่อยู่ในอุตสาหกรรมบริการด้านวิศวกรรม ซึ่งได้นำเอาระบบการแบ่งปันข้อมูลที่ดีขึ้นกว่าเดิม

เข้ามาใช้และใช้วิธีทำงานเป็นทีม (ซึ่งเป็นวิธีการกระจายอำนาจที่สำคัญอีกวิธีหนึ่ง)

เพื่อลดต้นทุนบริหารโครงการได้ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ แต่ยังสามารถรักษาคุณภาพงานไว้ได้

จริงๆ แล้ว การกระจายอำนาจ ใช้ได้ผลดีกับผู้นำและบริษัทที่ทุ่มเทความพยายามเพื่อการเปลี่ยนแปลงนั่นเอง

ที่มา....หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ