โดยศิริรัตน์โชติเวชการ

การวางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ของกิจการนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะได้รับความร่วมมือจากพนักงานที่เกี่ยวข้อง

ตั้งแต่ทีมงานบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายปฎิบัติการ เพราะเขาเหล่านี้มีความกลัวและมักจะต่อต้านไม่ทางตรงก็ทาง

อ้อม เว้นเสียแต่ว่า ถ้าท่านสามารถขจัดจะมีความกลัวที่มีอยู่ สามอย่างออกจากสมองของเขาไปได้เขาก็จะ

ให้ความร่วมมือและช่วยให้การทำงานประสบความสำเร็จ

กลัวตกงาน พนักงานเกิดความกลัวขึ้นมาทันทีว่าเมื่อเจ้านายเอาคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ จะต้องมีใครสักคน

ถูกไล่ออกเป็นแน่แท้ ดังนั้นเขาก็จะทำทุกวิถีทางที่จะขัดขวางไม่ให้การวางระบบบัญชีใหม่นั้นประสบผลสำเร็จ

ซึ่งก็เป็นหน้าที่ของเจ้าของกิจการที่จะต้องให้ความมั่นใจได้ว่าเขาจะไม่ตกงานและจะได้ประโยชน์จาก

ความสำเร็จนั้น

การนำคอมพ์มาใช้ในงานอาจลดปริมาณงานลงจนใช้คนในงานเดิมก็จริงแต่เจ้าของกิจการควรจะมีจุดยืน

อย่างชัดเจนว่า จะนำแรงงานส่วนที่เหลือไปช่วยทำงานอื่นเพื่อเป็นการบำรุงขวัญและกำลังใจของทีมงานและ

เพื่อให้งานของท่านสำเร็จตามเป้าหมาย

กลัวลำบาก ในช่วงเริ่มต้นการวางระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคนจะต้องทำงานมากขึ้นกว่าเดิมอย่างน้อย

ก็อีกเท่าตัว เพราะเขาอาจจะต้องมานั่งหารายละเอียดเพื่อใส่ข้อมูลเข้าไปในเครื่อง เช่นข้อมูลรายละเอียดสินค้า

คงคลัง รายละเอียดลูกหนี้ เจ้าหนี้รายตัว เป็นต้น อาจต้องมีการทำงานในระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าเพื่อ

ตรวจสอบจนแน่ใจว่ารายงานที่ได้จากระบบใหม่นั้นมีความถูกต้อง

ถ้าท่านไม่วางแผนไว้ล่วงหน้าเพื่อรองรับปัญหาดังกล่าว ท่านก็จะพบว่าพนักงานเหล่านั้นเหน็ดเหนื่อยและ

ถอดใจกับการทำงานในระบบใหม่ ดังนั้น ขอแนะนำให้ท่านหามาตรการพิเศษมารองรับเช่น จ้างพนักงาน

ชั่วคราวเข้ามาช่วยเขาในช่วงที่ต้องทำงานเป็นสองเท่า ให้ค่าแรงพิเศษสำหรับงานนี้ หรือตั้งเงินรางวัลไว้ให้เขา

ซึ่งจะได้ต่อเมื่องานนี้ประสบความสำเร็จตามเวลาที่กำหนดไว้

กลัวที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ในกิจการที่ต้องการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ ซึ่งอาจเป็นวิทยาการใหม่ที่พนักงานที่มีอยู่

ไม่เคยสัมผัสมาก่อน เช่นเดิมอาจใช้การบันทึกด้วยมือทั้งหมดหรือเคยใช้โปรแกรมสเปรดชีท พนักงานที่มีอยู่

จะเกิดความกลัวที่จะต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ กลัวจะทำไม่ได้เพราะไม่เคยทำมาก่อน กลัวจะเสียหน้าเพราะอายุ

ก็มากแล้วต้องมาเรียนสิ่งที่ไม่คุ้นเคยกับเด็กรุ่นน้อง

ดังนั้นการฝึกอบรมการใช้งานเป็นสิ่งที่จำเป็นมากและยังจำเป็นต้องมีพี่เลี้ยงที่มีจิตใจใฝ่บริการคอยดูแลอย่าง

ใกล้ชิดในระยะแรกเพื่อให้เขาไม่รู้สึกลำบากใจและเคอะเขินกับการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆกับคนแปลกหน้า

ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์กับกิจการหนึ่งซึ่งเดิมใช้การทำบัญชีด้วยมือทั้งหมด มีทีมงานบัญชีที่มีอายุระหว่าง

สี่สิบถึงหกสิบปี ผู้จัดการฝ่ายบัญชีอายุเกินหกสิบปี จบปริญญาตรีจากมหาลัยที่มีชื่อเสียง แม้ในขณะนั้น

สามารถปิดบัญชีด้วยมือได้อย่างมืออาชีพ ถูกต้อง ครบถ้วนและมีงบให้ดูทันเวลาทุกเดือน

ปัญหาก็คือเมื่อมีการเปลี่ยนมือจากผู้บริหารที่เป็นเถ้าแก่มาสู่รุ่นลูกเถ้าแก่ซึ่งจบปริญญาโทด้านบริหารธุรกิจ

จากเมืองนอก ก็มีนโยบายใหม่ที่จะนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบัญชี และมีบัญชามาว่าถ้าไม่สำเร็จใน

สามเดือน จะหาทีมใหม่มาทำและโละทีมเก่าออกให้หมดแต่ถ้าสำเร็จทุกคนยังมีหลักประกันในการทำงานจะ

ไม่ไล่ใครออกและจะได้รางวัลพิเศษ

ปรากฎว่าคำสั่งนั้นสร้างความกดดันให้แก่ทีมงานรุ่นเดอะเป็นอย่างมาก แต่ด้วยความเด็ดขาดของเจ้านาย

น้อยก่อให้เกิดอาการกลัวตกงาน จนบดบังอาการกลัวลำบากและกลัวที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ออกไปอย่างสิ้นเชิง

จากพนักงานรุ่นคุณป้า คุณย่าที่ไม่เคยจับคอมพิวเตอร์มาก่อน ก็ได้พยายามเรียนรู้ใหม่ตั้งแต่วิธีการใช้โปร

แกรมวินโดวส์การใช้โปรแกรมบัญชี

มีครั้งหนึ่งพี่เลี้ยงซึ่งเป็นทีมงานจากบริษัทผู้เข้าไปช่วยดูแลการวางระบบบัญชี

ได้รับสายด่วนในตอนบ่ายๆของวันอาทิตย์จากลูกค้ารุ่นคุณน้าวัยเกินสี่สิบซึ่งเข้าไปเร่งทำงานให้เสร็จตาม

กำหนดที่เจ้านายวางไว้ บอกว่าทำงานได้ตามขั้นตอนที่สอนไว้ได้ไม่มีปัญหาแต่ปัญหาตอนนั้นคือตอนนี้อยู่

ในบริษัทคนเดียวทำงานเสร็จแล้วไม่รู้ว่าจะปิดเครื่องได้อย่างไรเพราะไม่เคยปิดเอง

เชื่อหรือไม่ว่าพี่เลี้ยงสอนทางโทรศัพท์อยู่ประมาณครึ่งชั่วโมงคุณน้าก็ยังหาปุ่มปิดคอมพิวเตอร์ไม่เจอ

จนผลสุดท้ายต้องบอกให้ดึงปลั๊กไฟออกแล้วกลับบ้านไปก่อนอย่างไรก็ตามกิจการดังกล่าวก็ประสบความ

สำเร็จตามที่วางไว้และน่าชื่นชมกับความร่วมมือและทุ่มเทของทีมงานเป็นอย่างยิ่ง

มีอีกตัวอย่างที่วางระบบฯแล้วไม่ประสบความสำเร็จ

เป็นกิจการที่ผู้บริหารเป็นคนรุ่นใหม่เช่นเดียวกันแต่ใช้วิธีการสั่งให้ปฎิบัติโดยไม่ได้สร้างความเข้าใจให้ทีมงาน

เห็นความสำคัญและให้ความร่วมมือ

ไม่ได้ระบุว่าจะมีการให้คุณให้โทษกับงานนี้อย่างไรและไม่มีความเด็ดขาดที่จะออกคำสั่งว่างานนี้ต้องสำเร็จ

สำหรับทีมงานเมื่อเจ้านายสั่งก็พยักหน้าแต่เวลาปฎิบัติงานจริงๆ กลับไม่ให้ความร่วมมือ

เพราะไม่อยากเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ไม่คุ้นเคย ไม่อยากเหนื่อยมากขึ้นกว่าเดิม

และยิ่งเจ้านายไม่มีความเด็ดขาดในบทลงโทษก็ไม่มีอะไรจะต้องกลัว

ในที่สุดการวางระบบบัญชีคอมฯก็ต้องล้มเหลว กิจการนั้นต้องเสียทั้งค่าโปรแกรมบัญชี ค่าบริการวางระบบฯ

เสียเวลา แต่ไม่สามารถไปถึงดวงดาวได้ เพราะทีมงานไม่ให้ความร่วมมือนั่นเอง

ที่มา.......หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ