โดย ศิริรัตน์ โชติเวชการ

สิ่งสำคัญต่อไปที่ต้องทำในการจัดระบบบัญชีเพื่อการจัดการ คือการเลือกหาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับ

ธุรกิจของเรามาใช้ เพื่อความมีประสิทธิภาพ รวดเร็วประหยัดคนและประหยัดเวลา

การเลือกโปรแกรมบัญชี

ท่านจะต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องของท่านได้มีส่วนร่วมในการสรรหาด้วยเพราะเคยเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆ

ว่าผู้บริหารเป็นผู้เลือกและตัดสินใจ พอซื้อเสร็จก็โยนให้ฝ่ายบัญชีไปใช้ ปรากฎว่าฝ่ายบัญชีรู้สึกว่าถูกบังคับ

ก็เลยเกิดการต่อต้านหรือเกิดความไม่ชอบและไม่ให้ความร่วมมือจนในที่สุดก็กลายเป็นความล้มเหลว

ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชีมีดังนี้

1. งบประมาณ ก่อนที่จะเริ่มต้นเลือกโปรแกรมบัญชี เราต้องทำการจัดสรรงบประมาณเสียก่อน สิ่งที่จะเกี่ยว

ข้องคือ ค่าใช้จ่ายสำหรับ โปรแกรมบัญชี ค่าใช้จ่ายในเรื่องHardwareและที่จะใช้ติดตั้งโปรแกรมฯนั้น

2. พิจารณาคุณสมบัติของโปรแกรมบัญชี สามารถรองรับความต้องการที่สำคัญๆ

ส่วนใหญ่ของธุรกิจโปรแกรมบัญชีในตลาดนั้นมีหลากหลายแตกต่างกันไปทั้งลักษณะการใช้งานและราคา

การที่จะเลือกซื้อนั้นเราต้องสำรวจความต้องการธุรกิจของเราด้วยการเรียงลำดับความสำคัญของงานที่ต้อง

การ โปรแกรม ฯดังกล่าวควรรองรับความต้องการที่เรียงลำดับไว้ 70-80%

บางกิจการพอเริ่มจะเปลี่ยนจากการไม่เคยใช้คอมฯเลย แต่พอวางแผนจะใช้ขึ้นมาก็ตั้งเป้าไปถึงขนาด

ว่าต้องเป็น Web base accounting ซึ่งอาจไกลเกินเอื้อมจนทำให้ โครงการล้มเหลว โปรดระลึกเสมอว่า

ควรทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ทีละขั้น ทีละตอนจะประสบความสำเร็จมากกว่าและพิจารณาถึง

- โปรแกรมฯนั้นต้องมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน ความต้องการพื้นฐาน

ให้เป็นไปตามความต้องการได้เองโดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมเมอร์

เช่นเราอาจจะต้องการตัวเลขไปทำรายงานต่อในโปรแกรมอื่นต้องสามารถทำได้เองอย่างง่าย

- ความเร็ว เมื่อเริ่มแรกที่ข้อมูลยังมีไม่มาก โปรแกรมบัญชีอาจมีความสามารถที่ดูไม่ต่างกัน

แต่สิ่งหนึ่งที่ควรมองให้ลึกก็คือเมื่อมีข้อมูลมากขึ้น โปรแกรมนั้นจะมีขีดความสามารถที่จะรองรับหรือไม่

- หลุมดำ ในโปรแกรม(Bug) เป็นธรรมดาของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่อาจจะมีหลุมดำหรือ bug

ซึ่งจะก่อให้เกิดการหยุดชะงักในการประมวลผลหรือที่เรียกว่า Error เพื่อความปลอดภัย โปรดสอบถามผู้ขาย

ว่า โปรแกรมนั้นมีผู้ใช้จำนวนกี่ราย และเลือกโปรแกรมที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดจะปลอดภัยกว่า

อีกทางหนึ่งคือเลือกโปรแกรมที่พัฒนาจากบริษัทฯที่มีชื่อเสียงทางด้านนี้ก็จะให้ความั่นใจได้ดีกว่า

อีกประการหนึ่งโปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือจัดการซ่อมแซมฐานข้อมูลเมื่อเกิดการบกพร่องในการประมวล

ผลเช่นเมื่อไฟดับ

ในระหว่างกำลังสั่งประมวลผลข้อมูลอยู่จะทำให้โปรแกรมเกิดอาการรวนโปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือ

ที่จะช่วยกู้ข้อมูลที่รวนนี้กลับมาได้

3. พิจารณาคุณสมบัติของผู้จำหน่ายโปรแกรม สิ่งที่สำคัญพอๆ

กันกับการเลือกโปรแกรมบัญชีก็คือคุณต้องให้ความสำคัญในการพิจารณาผู้ที่จำหน่ายโปรแกรมบัญชีนั้น

เพราะเขาจะต้องเป็นผู้ที่อบรมและคอยให้คำปรึกษาในการใช้งานแก่คุณตลอดไป

ท่านจะต้องเลือกผู้ที่มีความรู้ในโปรแกรมนั้นเป็นอย่างดี

อาจดูจากการที่เขาได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการในการจำหน่ายโปรแกรมนั้นหรือเป็นผู้พัฒนาโปรแกรม

ด้วยตนเอง

และสามารถให้คำปรึกษาในการใช้งานได้จริงหลังการขาย

ท่านสามารถตรวจสอบได้ด้วยการสอบถามประสบการณ์จากผู้ที่ใช้โปรแกรมกับนั้นอยู่

เมื่อเลือกสรรจนได้โปรแกรมที่เข้าตากรรมการสักหนึง ถึง สามรายแล้ว ด่านสุดท้ายก็คือ

ให้ขอรายชื่อผู้ที่ใช้โปรแกรมนั้น จากผู้ขาย สักห้าราย เพื่อที่ท่านจะสามารถ

สอบถามผู้ที่ใช้งานจริงว่ามีการใช้งานเป็นอย่างไร มีความพอใจกับโปรแกรมฯนั้นหรือไม่

บริการหลังการขายของผู้ขายเป็นอย่างไรและมีปัญหาใดที่เกิดขึ้นจากการใช้หรือไม่

ที่มา......หนังสือพิมพ์ BUSINESS THAI