โดย ศิริรัตน์โชติเวชการ

ปัญหาหนึ่งของการวางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ก็คือจะโอนข้อมูลเก่ามาใช้อย่างไรในโปรแกรมบัญชีตัวใหม่

ก่อนอื่นเราต้องแยกแยะข้อมูลเก่าออกเป็นสองประเภท ประเภทแรกเราจะเรียกว่าข้อมูลหลักและประเภท

ที่สองเรียกว่าข้อมูลย่อย

ข้อมูลหลัก

ได้แก่ ผังบัญชี รายชื่อลูกหนี้ เจ้าหนี้ รายชื่อวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป ฯลฯ ซึ่งเราจะต้องจัดการกับข้อมูล

หลักเสียก่อน

ผังบัญชี การกำหนดผังบัญชีดูเหมือนจะง่าย แต่ถ้าจะให้การวางระบบบัญชีคอมฯมีประสิทธิภาพจริงๆ ผังบัญชี

จะกำหนดได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารฯ สามารถกำหนดนโยบายเกี่ยวกับรายงานที่ต้องการใช้ ว่าต้องการจัดหมวด

หมู่ของรายได้ รายจ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน อย่างไร ต้องการรายงานแยกแผนกหรือไม่

เมื่อทราบนโยบายแล้วจึงนำมาออกแบบผังบัญชีจัดหมวดหมู่ให้สอดคล้องกับความต้องการและกำหนดรหัส

ตามหมวดหมู่ที่ได้จัดไว้แล้วเริ่มต้นบันทึกเข้าไปในโปรแกรม

รายชื่อลูกหนี้ เจ้าหนี้ รายชื่อวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป ฯลฯ ให้จัดหมวดหมู่ตามความต้องการและกำหนด

รหัสแล้วจึงเริ่มต้นบันทึกเข้าไปในโปรแกรม

ในกรณีที่เคยทำบัญชีด้วยคอมฯ และมีโครงสร้างและรหัสที่พอใจอยู่แล้วก็อาจปรึกษากับผู้ขายโปรแกรม

ถึงวิธีการโอนข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์โดยไม่ต้องบันทึกเข้าไปใหม่

สำหรับการกำหนดรหัสทางบัญชีนั้นโดยปกติตามทฤษฎีนั้นจะต้องให้มีจำนวนหลักน้อยที่สุดเพื่อให้ง่าย

ต่อการจดจำและใช้งานและตามมาตรฐานสากลแล้วจะไม่ควรกำหนดรหัสเกินเจ็ดหลัก

ข้อมูลย่อย

ได้แก่ รายการทางบัญชีต่าง ในการซื้อ ขาย รับ จ่าย ที่มีการบันทึกเข้าไปในระบบบัญชี

ซึ่งมักจะมีจำนวนมากกว่าข้อมูลย่อยอยู่หลายเท่าทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่ขนาดของกิจการ

โดยปกติเราจะไม่โอนข้อมูลย่อยทางบัญชีในระบบเก่าเข้าไปในระบบใหม่

เพราะมักจะมีปัญหาทางด้านเทคนิคเนื่องจากข้อมูลมีเป็นจำนวนมากแต่จะใช้การตัดตอน ณ.จุดใดจุดหนึ่ง

เช่นตัดตอนเมื่อสิ้นรอบบัญชี แล้วโอนเฉพาะยอดคงเหลือ ณ.

จุดนั้นของแต่ละบัญชีในบัญชีแยกประเภทไปยังโปรแกรมบัญชีตัวใหม่ผ่านการบันทึกสมุดรายวัน

ยกเว้นข้อมูลยอดคงเหลือของลูกหนี้ เจ้าหนี้ วัตถุดิบและสินค้า ที่ในระบบใหม่ต้องแจกแจงรายละเอียด เช่น

ยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ที่ยกไปในระบบใหม่จะต้องมีการหาราย

ละเอียดว่ายอดคงเหลือนั้นประกอบด้วยอินวอยซ์ใบใดบ้างแล้วบันทึกเข้าไปเป็นรายอินวอยซ์เพราะการทำ

บัญชีคอมพิวเตอร์

ถ้ากำหนดรหัสให้ลูกหนี้ เจ้าหนี้แต่ละรายแล้วนำไปใช้ตอนบันทึก การซื้อ ขาย รับ

จ่ายโปรแกรมจะแสดงผลออกมาเป็นรายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้รายตัวได้โดยอัตโนมัติซึ่งทำให้สะดวกแก่

การวิเคราะห์และนำไปใช้ประโยชน์

ที่กล่าวมาเป็นวิธีการภายใต้สมมุติฐานว่ามีการทำบัญชีมาชุดเดียว แต่ถ้าเป็นกรณีเดิมมีบัญชี 2 ชุด คือชุด

ภายใน-ชุดสรรพากรซึ่งไม่เคยตรงกันเลยจะทำอย่างไรดี

ข้อแนะนำก็คือเราตกลงกันมาตั้งแต่ต้นแล้วว่าบัญชีเพื่อการจัดการต้องมีชุดเดียว

ดังนั้นจะต้องทำใจและตัดสินใจว่าข้อมูลเก่าที่ท่านจะยกมาใช้จะต้องอิงกับตัวเลขที่เคยได้แจ้งไว้แก่สรรพากร

และกระทรวงพาณิชย์ ถึงแม้จะมีความแตกต่างกับความเป็นจริงอยู่ก็ตาม

มิฉะนั้นเราจะไม่สามารถก้าวสู่ระบบบัญชีที่โปร่งใสได้ กรณีที่ตัวเลขต่างกันมากก็ต้องค่อยๆปรับให้เข้าสู่

ระบบซึ่งต้องใช้เวลา ตั้งแต่ 6 เดือนถึง 1ปีจึงจะเรียบร้อย

ส่วนกรณีที่เราเริ่มใช้โปรแกรมใหม่กับกิจการที่เพิ่งเปิดใหม่จะง่ายมากเพราะไม่ต้องมีข้อมูลเก่าให้เป็นกังวล

แต่ขอแนะนำว่าถ้าในระยะแรกเริ่ม

ท่านสามารถหานักบัญชีที่มีประสบการณ์มาช่วยในการวางระบบฯที่กล่าวมาข้างต้นช่วยประหยัดเวลา

และมีประสิทธิผลที่ดีกว่า

ที่มา.....หนังสือพิมพ์ BUSINESS THAI