คุณคงเคยได้ยินบางคนเรียกฝ่ายบัญชีของตนว่า Book-keeper แปลง่ายๆ ตรงๆ ก็คือเป็น

ผู้ดูแลรักษาสมุดบัญชี คำว่า Book ก็มาจากคำว่า Book of account ซึ่งหมายถึงสมุดบัญชี

นั่นเอง ส่วนคำว่า Accountant ในภาษาไทยใช้ว่า "สมุห์บัญชี" คำว่า สมุห- หรือ สมุห์

ตามความหมายแปลว่า หัวหน้าในตำแหน่งหน้าที่ ก็อาจกล่าวได้ว่าหมายถึง "หัวหน้าในส่วน

งานทางบัญชี"

Book-keeper ตีความหมายตามภาษาแล้ว จึงน่าจะมีหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงิน

แล้วสรุปออกมาในรูปแบบทางบัญชี เก็บรักษาไว้ เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถเรียกข้อมูล

มาใช้ตัดสินใจได้ ก็ต้องมีข้อมูล "ผลการดำเนินงาน" อันได้แก่ ยอดขาย ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่าย

กำไรหรือขาดทุน ด้านหนึ่ง และข้อมูลเกี่ยวกับยอดเงินสดคงเหลือ เงินฝากธนาคาร สินทรัพย์

หรือหนี้สินทั้งหลายที่บริษัทมีอยู่ ทุนที่ได้ลงไปแล้ว ข้อมูลส่วนนี้จะบอกสถานะในช่วงเวลาใด

เวลาหนึ่ง เช่นสิ้นเดือนสิ้นไตรมาสและสิ้นปีส่วนนี้เรียกว่า "ฐานะการเงิน"

โดยส่วนตัวแล้ว ผมไม่ค่อยชอบคำว่า Book-keeper เท่าไรนัก แม้จะรู้สึกว่าจะเรียกว่าอะไรก็

็ไม่สำคัญ เท่ากับว่าได้ทำอะไรก็ตาม แต่ผมรู้สึกว่าคำนี้ฟังดู "หยุดนิ่ง" คือเหมือนนั่งเก็บรักษา

ทรัพย์สมบัติ แต่ไม่ได้มีความหมายในเชิงที่ "เคลื่อนไหว" เท่าที่ควร ส่วนคำว่า Accountant

หรือสมุห์บัญชีนั้นผมคิดว่าโดยทั่วๆไปไม่ได้ทำให้รู้สึกเช่นเดียวกับคำว่า Book-keeper

หากผมเป็นเจ้าของกิจการ ผมคิดว่าจะไม่ใช้คำว่า Book-keeper เพราะผมมองว่านักบัญชีทำ

อะไรได้มากกว่าที่คำๆ นี้สื่อความหมาย แม้ว่าในจุดเริ่มต้นของการทำงานจะเริ่มจากการ

เก็บรวบรวมข้อมูล และ Keep เจ้า Book of account เอาไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย จนทำให้

้ภาพของนักบัญชีเป็นคนจุกจิก คอยติดตามเรื่องเอกสารประกอบรายการบัญชีก็ตาม

แต่หน้าที่สำคัญที่ผมมองว่าเป็นหัวใจ น่าจะอยู่ที่การแปลงสิ่งที่ผมเรียกว่า "ภาษาบัญชี" ให้ส่ง

"ข่าวสาร"บางประการแก่ฝ่ายบริหารได้ด้วย

ผมว่าน่าสนุกนะครับถ้านักบัญชีสามารถจัดการกับข้อมูลอย่างที่ผมว่าได้ นักบัญชีคงต้องแยก

ความคิดออกเป็นสองภาค ภาคที่หนึ่งคือช่วงปิดบัญชี ก็ต้องสวมวิญญาณนักบัญชีเต็มที่

ใครจะว่าอย่างไรก็ต้องลงในรายละเอียดให้ครบถ้วน เมื่อเสร็จแล้วต้องกดปุ่มความคิดไป

เป็นภาคที่สอง คือมองข้อมูลในฐานะที่ตนเป็นผู้อ่านตัวเลขนั้น แล้วใช้เทคนิคการวิเคราะห์

์เปรียบเทียบ (Analytical review) อันได้แก่การมองแนวโน้มของตัวเลขการวิเคราะห์หรือ

อธิบายตัวเลขที่ผิดปกติว่าทำไมตัวเลขจึงเป็นเช่นนั้น ตัวเลขเหล่านี้กำลังบอกอะไรแก่เราบ้าง

คือให้เราเห็นตัวเลขแล้วรู้สึกได้เลยว่ามีอะไรที่น่าสังเกตหรือไม่ บางครั้งเรารู้สึกแปลกๆ

กับตัวเลขบางตัว ซึ่งทำให้เราต้องย้อนกลับไปดูในรายละเอียดเพิ่มเติมแล้วก็พบว่า มีการ

ประมวลตัวเลขผิดก็มี

ผมเคยนึกนะครับว่าฝ่ายบัญชีนี่เป็นพนักงานบริษัทที่ได้เปรียบฝ่ายอื่นๆเพราะเป็นผู้มองเห็น

และเข้าถึงข้อมูลสำคัญว่าบริษัทมีสถานะอย่างไรแล้ว คือรู้ก่อนคนอื่นว่าบริษัทมีแนวโน้ม

ที่ดีหรือกำลังลำบาก และจะเป็นการดีหากคุณสามารถใช้ความรู้สึกนี้ ถ่ายทอดข้อมูลผ่าน

ไปให้ถึงฝ่ายบริหารทราบด้วย (แต่ไม่ใช่ผ่านไปยังเพื่อนๆ ในบริษัทคนอื่นๆ ประเภทเม้าท์กัน

ระเบิด เพราะคุณอยู่ในหน้าที่ที่ต้องรู้จักความเหมาะความควรว่าอะไรเป็นข้อมูลที่สำคัญไม่ควร

เปิดเผยทั่วไปด้วยครับ)

ผมคิดว่าคำตอบของการบริหารงานข้อมูล อยู่ที่การประสานระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายบัญชี

ให้เกิดความรู้สึกและเป้าหมายตรงกันเช่นนี้ขึ้นให้ได้ ในโลกที่เป็นจริง นักบัญชีซึ่งมักจะมีภาระ

หน้าที่งานในภาคแรกค่อนข้างมาก ก็จะขาดโอกาสหรือเวลาในการทำงานในภาคที่สอง

จึงใช้เวลาไปกับงานเอกสารและการบันทึกบัญชีเสียหมด ก็เลยไม่มีโอกาสได้ทำส่วน

ที่เป็นเสมือนหัวใจสำคัญให้สมบูรณ์ทำให้ฝ่ายบริหารไม่มีข้อมูลดังกล่าวมาใช้ช่วยตัดสินใจ

ทางแก้ไขนั้นต้องใช้ความเข้าใจของทั้งสองฝ่าย ฝ่ายบริหารควรให้ความสำคัญกับ

เครื่องไม้เครื่องมือ ที่จะช่วยให้การทำงานภาคแรกนั้นลุล่วงได้เร็วขึ้น ทั้งในแง่ของส่วนงาน

อื่นๆ ที่ควรจะมีส่วนร่วมรับผิดชอบในการจัดเตรียมข้อมูล ที่มาจากฝ่ายของตนให้สมบูรณ์

์ตามควร หรืออาจเป็นส่วนของโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ใช้จัดทำบัญชี หรือแม้กระทั่ง

การมีพนักงานผู้ช่วยฝ่ายบัญชี ที่พอเหมาะกับความมากน้อยของงาน ผมเคยเห็นบางแห่งให้

พนักงานบัญชีหนึ่งคนทำทั้งหมดทุกอย่าง นั่งวุ่นอยู่คนเดียวทั้งวัน แล้วจะหวังให้เขาสามารถ

ทำงานภาคที่สองแก่เราได้อย่างไร

ฝ่ายนักบัญชีเองก็ต้องเปิดความคิด และจิตใจให้กว้าง เรียนรู้ ฝึกฝน หาทักษะใหม่ๆ ที่ช่วยให้

้เรากำจัดความไม่รู้ต่างๆ ออกไปให้มากที่สุด แบ่งเวลา แบ่งงาน บริหารการจัดการข้อมูลนั้นๆ

ให้ได้ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องติดตามให้ทันกับเทคโนโลยี ซึ่งผมคิดว่าจะช่วยลดทอน

เวลาการทำงานในภาคแรกลงได้มาก แล้วมาให้ความสำคัญกับงานภาคที่สองให้มากขึ้น

การหมั่นสื่อสารกับฝ่ายอื่นๆ เพื่อให้เราเข้าใจข้อมูลทั่วไปที่เกี่ยวเนื่องกับการประมวลตัวเลข

ทางบัญชี รวมทั้งเพื่อนร่วมอาชีพที่อยู่ในบริษัทอื่น จะช่วยให้เราได้แลกเปลี่ยนและ Update

วิธีปฏิบัติทางบัญชีในเรื่องต่างๆได้ดีที่สุด

ผมคิดว่าเป้าหมายกว้างๆ ที่ต้องพยายามทำให้ได้ในองค์กรก็คือ "ต้องปิดบัญชีให้ได้เป็น

รายเดือน" ในช่วงแรกๆ อาจจะยังไม่ได้เร็วทันใจ เพราะผมเชื่อว่าจะต้องติดปัญหาและอุปสรรค

ทางเทคนิคหลายอย่าง ซึ่งจะยังไม่พูดถึงในรายละเอียดในตอนนี้ แต่ต้องตั้งเป้าว่าจะทำได้ทัน

กาลมากขึ้น และรวดเร็วขึ้นเป็นลำดับ นั่นคือเป้าหมายง่ายๆ ที่คุณเชื่อหรือไม่ว่าทำยาก

พอสมควร

บริษัทจดทะเบียนในสหรัฐอเมริกานั้น เขาถึงขั้นแข่งกันว่าใครปิดบัญชีได้เร็ว จะถือว่าเป็น

การแสดงให้เห็นถึงความเป็นเลิศในระบบจัดการ และระบบงานเลยทีเดียว อย่างของเราพอพ้น

สิ้นปีตามข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์ ต้องนำส่งงบการเงินภาย ๔๕ วัน แต่บริษัทอเมริกัน

เหล่านี้ สามารถส่งงบการเงินให้กับตลาดหลักทรัพย์เมืองเขาได้ภายใน ๕-๖วันหลังจากวัน

ที่สิ้นงวดบัญชีทีเดียว เขาต้องการให้บริษัทของตนได้ชื่อว่านำส่งงบการเงินเป็นบริษัทแรก

และนำส่งได้อย่างรวดเร็วก่อนครบกำหนดเสียด้วยครับ

ที่มา.....วิโรจน์ .เฉลิมวัฒนา